Datenschutzerklärung Dr.Flex Terminservice

Datenschutzhinweise nach Art. 13, 14 DSGVO

Datenschutz hat bei Dr. Flex höchste Priorität. Ein transparenter Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist uns besonders wichtig. Die folgenden Datenschutzhinweise informieren Sie darüber, wie wir Ihre Daten im Einzelnen verarbeiten.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird die Sprachform des generischen Maskulinums angewendet. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.

Übergreifende Angaben:

Gültig für alle folgenden Beschreibungen von Datenverarbeitung.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des vorliegenden Kontakts ist die

Dr. Flex GmbH
Stresemannstraße 21
10963 Berlin
Deutschland
Tel.: 030 555 707 380
E-Mail-Adresse: info@dr-flex.de
Website: https://dr-flex.de

Kontaktaufnahme mit dem Datenschutzbeauftragten
Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

DataCo GmbH
Nymphenburger Str. 86
80636 München
Deutschland
Tel.: +49 89 7400 45840
Website: www.dataguard.de

1. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

1.1 Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet

Die Inanspruchnahme von Leistungen über Dr. Flex ist sowohl über das Online-Booking Widget als auch über den KI-gestützten Sprachassistenten Dr. Flex VoiceAI möglich. Dabei werden – abhängig vom jeweiligen Anliegen – insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Vor- und Nachname
• Versicherungsstatus
• Terminart
• Ausgewählter Behandler
• Gebuchte Termine und Stornierungen
• Terminzeitpunkt
• Geburtsdatum
• E-Mail-Adresse
• Mobilfunknummer
• Standortdaten
• Ggf. individuelle Rückfragen der Praxis (z. B. Freitextfelder oder Auswahloptionen)
• Inhaltlich vom Patienten mündlich mitgeteilte Anliegen (z. B. Anfragen zu Rezepten, Krankschreibungen, Befunden, Rückrufen oder sonstige Behandlungsanliegen)

Art der Datenerhebung:

• Eigenständige Terminbuchung durch Patient:innen über das Online-Booking Widget
• Telefonische Anliegenbearbeitung über den KI-gestützten Sprachassistenten (Dr. Flex VoiceAI)

Hinweis zur Nutzung von VoiceAI: Der Sprachassistent Dr. Flex VoiceAI ist ein KI-gestütztes System, das Anliegen automatisiert entgegennimmt, verarbeitet, verschlüsselt und an die jeweilige medizinische Einrichtung weiterleitet. Patient:innen werden vor oder zu Beginn des Gesprächs darüber informiert, dass sie mit einem automatisierten System kommunizieren. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, eine persönliche Rückmeldung durch die Praxis anzufordern (z. B. über eine Rückrufbitte oder Rufweiterleitung).

Gesundheitsbezogene Angaben, die Patient:innen freiwillig im Rahmen ihrer Anfrage oder eines telefonischen Gesprächs mitteilen, können im Zuge der Anliegenübermittlung an die jeweilige Praxis enthalten sein. Diese Informationen werden ausschließlich technisch verarbeitet und im Auftrag der Praxis weitergeleitet, ohne dass eine inhaltliche Auswertung durch Dr. Flex erfolgt.

Im Rahmen der Sprachverarbeitung über Dr. Flex VoiceAI werden keine dauerhaften Audioaufnahmen gespeichert. Sprachdaten werden ausschließlich temporär zur Transkription verarbeitet und anschließend automatisiert gelöscht. Die Transkripte werden unmittelbar nach der Verarbeitung anonymisiert bzw. randomisiert und dienen ausschließlich der Systemoptimierung in nicht-personenbeziehbarer Form.

1.2 Zwecke der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Terminbuchung und -verwaltung: Buchung, Stornierung und Verwaltung von Terminen, inkl. direkter Synchronisation mit dem Praxiskalender
• Kommunikation: Übermittlung von Terminbestätigungen, Erinnerungen und Rückfragen zur gebuchten oder angefragten Leistung
• Bearbeitung individueller Anliegen: Entgegennahme, Verarbeitung und strukturierte Weiterleitung von Patientenanliegen an die jeweilige Praxis (z. B. Rezepte, AU-Bescheinigungen, Befundwünsche etc.)
• Rückrufkoordination: Automatisierte Annahme und Weiterleitung von Rückrufbitten über VoiceAI
• Nutzerfreundlichkeit & Optimierung: Auswertung technisch anonymisierter oder randomisierter Interaktionsdaten (z. B. Dialogverläufe ohne Personenbezug) zur Systemverbesserung.
• Datensicherheit & Compliance: Sicherstellung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben
• Gesetzliche Pflichten: Erfüllung regulatorischer Anforderungen (z. B. bei Anfragen von Behörden)

1.3 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): z. B. für freiwillige Angaben in Freitextfeldern oder spezifischen Anliegen
• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): z. B. zur Terminvereinbarung oder Übermittlung von Anliegen an die Praxis
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): z. B. zur Einhaltung von Dokumentations- und Nachweispflichten
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): z. B. zur Optimierung des Services, Automatisierung von Abläufen (z. B. Trichterlogik) oder zur Gewährleistung der Systemsicherheit

2. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten können an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

Die jeweilige medizinische Einrichtung (z. B. Arztpraxis), bei der ein Termin gebucht oder ein Anliegen eingereicht wurde

Praxisverwaltungssysteme (PVS) der medizinischen Einrichtung

Technische Dienstleister als Auftragsverarbeiter, darunter:

• IONOS SE – Montabaur, Deutschland
• centron GmbH – Hallstadt, Deutschland
• Strato AG – Berlin, Deutschland
• Sendinblue GmbH – Berlin, Deutschland
• Retarus GmbH – München, Deutschland
• ccn Services GmbH– München, Deutschland
• websms – a brand of LINK Mobility GmbH – Wien, Österreich
• Spryng B.V. – Amsterdam, Niederlande

3. Dauer der Speicherung

Die bei Dr. Flex verarbeiteten Daten (z. B. Terminbuchungen, Anliegeninhalte) werden für einen Zeitraum von 12 Monaten gespeichert und anschließend automatisiert gelöscht. Diese Frist ist kürzer als gesetzliche Aufbewahrungsfristen in medizinischen Einrichtungen (z. B. § 630f BGB), aber ausreichend für administrative Zwecke.

Grundsatz der Datenminimierung: Dr. Flex verarbeitet und speichert nur solche personenbezogenen Daten, die für die Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich sind – und nur so lange, wie notwendig (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Sprachdaten aus VoiceAI werden nur temporär verarbeitet und unmittelbar nach Abschluss der Transkription gelöscht. Anonymisierte bzw. randomisierte Auswertungsdaten werden dauerhaft ohne Personenbezug zu Optimierungszwecken vorgehalten.

4. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Für die Nutzung der Services von Dr. Flex – insbesondere die Buchung von Terminen und das Einreichen von Anliegen – ist die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten erforderlich. Ohne diese Angaben ist eine Bearbeitung nicht möglich.